谭小芳

时间:2024-08-07 09:20:16编辑:分享君

会议频繁召开,如何做好会议管理?

在职场上,开会是一种常见的集体活动,通过会议把领导的想法传达下去,再经过大家讨论商议,进行归纳总结,制定出正确方针和决策。但现在普遍有这种情况,会议频繁召开,但是取得的效果不佳,不仅浪费了工作时间,甚至还引发矛盾,为什么会出现这种情况呢?主要有以下几种原因。

1、会前的准备不充分。大家都知道开会是要提前通知的,主题也是要提前告知给大家,让与会人都了解,本次会议的主题是什么,要通过哪些程序,解决哪些问题,做出哪些决策,为下一步工作规定方向,让每一个参会人员提供哪方面的素材,做好哪些方面的准备,为会议的顺利开幕和圆满成功打好基础,也遵循我们常说的不打无准备之仗。现在已经有越来越多的企业使用会议管理软件进行会议预约、通知工作,让企业紧跟信息化办公之外,更能最快速的发布会议信息,告知全局。




2、会议时间的把控不明确。有些会议分享人,口一开就控制不住了,那可是滔滔不绝啊,会议的流程和需通报的内容都抛到脑后了,等他停下来的时候,已经超过预定的会议时间。所以要规定汇报内容的时间,如超过主持人及时提醒,一般在两到三次会议之后,会议分享人就会自觉的把控汇报的时间。




3、分享者表达沟通能力。不是说要谁的口才好,会上非得要说得妙语连珠、口吐莲花,但最起码的是会议内容要表达清晰。沟通表达能力是不可能在短时间能够提升的,这个需要长期培养,咱们可通过每次会议后,鼓励和表扬本班组负责人的表现,首先树立其信心,让其避免因为紧张而影响表达,特别是不擅长当众讲话的负责人;其次会后梳理所表达的思路符合会议要求,反正讲多了,表达就自然了,这需要一个过程。

总之,不管召开什么样的会议,不管是每天的晨会、夕会,还是月度总结大会,每次进行会议都要达到会议的目的,解决工作上的的问题。上海国视科技是国内最专业的音视频会议系统设备的服务商,想了解会议产品,可以搜索上海国视科技,如有任何咨询,定为您提供专业的一站式整体解决方案。


如何做好会议管理工作

一个会议,如果参会人员复杂,议题不明确,甚至是很多人员开会前都不知道有哪些事要议,会议组织者需要经常问“哪位还有什么事……”这种会议就是毫无准备的会议,最终也不会有实际的“产出”。关于会议准备方面,可以参考这些点。会议组织者的准备 (5W1H)Why:寻求为什么必须召开会议,是否有开会之外的也能解决问题的其它途径。What:对议题是否符合会议目的进行检查。Where:对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。When:会议定在什么时间?对是否很好地遵循时间进行确认。Who:让适合议题的人出席会议。How:对得出符合议题的结论如何进行推广。会议主持者十项确定确定好会议的目的和类型了吗?确定好会议的议题、日期、时间了吗?确定好会议参加者了吗?准备会场和各种备置用品了吗?准备好要分发的资料了吗?充分修饰会议前半部分了吗会议顺利地进行了吗?充分概括出结论了吗?得出令人满意的结论了吗?分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗?与会者六项会议准备充分确认会议目的和议题;以自身的经验、知识或信息等为基础,就议题进行协商;对议题进行分析,讨论其中的问题是什么;试着寻求问题的解决对策;试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动;自己的资料准备和草稿,如有必要,也复印一下其他人的资料。以上回答来自鲸会务,希望能够帮到您。

上一篇:筑梦庄园之心火

下一篇:最喜欢的一句话